Oracle Fusion Cloud Workforce Management

Oracle Workforce Management łączy harmonogramowanie, rejestrowanie czasu pracy, obsługę nieobecności, optymalizację pracy oraz kwestie BHP w jednym rozwiązaniu do zarządzania personelem, dzięki czemu zespoły HR i operacyjne mogą planować pracę i nią zarządzać, śledzić przepracowany czas, obliczać nadgodziny i dodatki płacowe, przekazywać czas podlegający wypłacie do listy płac, zarządzać dostępnością pracowników i zasadami dotyczącymi czasu wolnego oraz wspierać programy BHP niezbędne do zaspokojenia potrzeb biznesowych.

Oracle Workforce Management jest rozwiązaniem przeznaczonym dla liderów HR, operacji i pracowników pierwszej linii, którzy potrzebują zgodnej z przepisami ewidencji czasu pracy, sprawiedliwego i skutecznego planowania harmonogramów oraz obsady pracowniczej dostosowanej do zapotrzebowania, a także wsparcia w zarządzaniu BHP. Rozwiązuje typowe wyzwania, takie jak prognozowanie zapotrzebowania na pracę, planowanie zmian, rejestrowanie czasu pracy i monitorowanie obecności, obliczanie nadgodzin i dodatków płacowych, egzekwowanie zasad dotyczących nieobecności oraz raportowanie incydentów w różnych branżach i profilach pracowników, w tym śledzenie czasu pracy wyjątków dla pracowników etatowych oraz operacje rozliczane godzinowo, zmianowe lub oparte na popycie. Jego funkcje pomagają organizacjom kontrolować koszty pracy, utrzymywać obsadę, ograniczać ryzyko związane ze zgodnością oraz zapewniać pracownikom większą elastyczność i zaufanie w ramach ich doświadczeń związanych z pracą.

Wzorce pracy w Core HR definiują podstawowe, cykliczne dni i godziny pracy pracowników — jako stałe wzorce dla niezmiennych harmonogramów lub elastyczne wzorce opisujące dostępność wynikającą z umowy — natomiast Workforce Scheduling obsługuje dynamiczne, oparte na regułach planowanie zmian zgodnie ze zmieniającymi się potrzebami biznesowymi, egzekwując ograniczenia harmonogramowania, takie jak minimalna i maksymalna liczba godzin, zasady sprawiedliwości i pracy w weekendy, oraz zapewniając równoważenie zapotrzebowania i wgląd w obsadę, aby pomagać unikać niedoborów i nadwyżek personelu oraz ograniczać niepotrzebne nadgodziny.

Tak — Workforce Health and Safety jest częścią rodziny Oracle Workforce Management jako odrębny produkt skoncentrowany na programach bezpieczeństwa i zarządzaniu ryzykiem operacyjnym. Workforce Health and Safety obsługuje funkcje takie jak zarządzanie incydentami i zagrożeniami, inspekcje, dochodzenia uzupełniające, przypisane działania korygujące, raportowanie zgodności oraz analizy pomagające identyfikować przyczyny źródłowe, dzięki czemu organizacje mogą szybciej reagować na kwestie związane z bezpieczeństwem, zwiększać odpowiedzialność i pomagać menedżerom w zapewnianiu bezpieczniejszych, bardziej zgodnych z przepisami środowisk pracy.

Oracle Time and Labor opiera się na danych dotyczących przypisań pracowniczych w HR jako swojej podstawie i może również wykorzystywać powiązane dane, takie jak nieobecności, wzorce pracy, przypisania harmonogramów pracowników, reguły i zasady dotyczące czasu pracy, kody płacowe, metody wprowadzania czasu oraz wszelkie wymiary alokacji wymagane do raportowania czasu pracy (na przykład projekty, rozliczanie kosztów w księdze głównej lub lokalizacje), przy czym większość tych informacji zazwyczaj pochodzi z Oracle Global HR i jest uzupełniana przez konfigurację listy płac oraz zarządzania pracownikami. Czas może być wprowadzany przez pracowników lub menedżerów, rejestrowany za pomocą zegara internetowego (w tym z użyciem geofencingu, jeśli został skonfigurowany) albo importowany z urządzeń firm zewnętrznych do ewidencji czasu pracy, a integracje z listą płac wymagają zmapowanych kategorii czasu oraz wyników obliczeń.

Oracle Absence Management egzekwuje zasady dotyczące nieobecności, wykorzystując dane pracowników do określania kwalifikowalności wraz z typami nieobecności, planami naliczania, regułami uprawnień i naliczania, kalendarzami, harmonogramami pracy oraz regułami zatwierdzania skonfigurowanymi w Oracle HCM w celu obliczania sald i obsługi zatwierdzeń. Może integrować się z listą płac, dzięki czemu wykorzystany czas wolny i wynikające z tego salda są zgodne z zasadami dotyczącymi płatnych i bezpłatnych nieobecności, pomagając działom HR bardziej spójnie zarządzać urlopami, zapewniając menedżerom lepszy wgląd w obsadę oraz wspierając dokładniejsze decyzje płacowe na kolejnych etapach.

Oracle Workforce Management jest ujednolicone ze wszystkimi aplikacjami Fusion i rozwiązaniami HCM. W przypadku korzystania z rozwiązań zewnętrznych podejście do integracji różni się w zależności od systemów, z których obecnie korzystasz. Oracle Workforce Management integruje się, generując wyniki dotyczące czasu pracy i nieobecności, które są wykorzystywane przez systemy podrzędne — lista płac korzysta z obliczonego czasu pracy i wyników nieobecności do naliczania wynagrodzeń oraz rozliczania kosztów pracy, natomiast kalkulacja kosztów projektów i księga główna mogą wykorzystywać dane dotyczące czasu pracy i nieobecności do alokacji i określania dostępności, przy czym rzeczywiste koszty zazwyczaj przepływają z listy płac z powrotem do kalkulacji kosztów projektów. Oracle udostępnia również gotowe konektory z wybranymi zewnętrznymi partnerami w zakresie obsługi płac oraz elastyczne narzędzia integracyjne, dzięki którym klienci mogą integrować się z wybranymi dostawcami i dostosowywać przepływy danych do swoich wymagań.

Tak — Oracle Workforce Management obejmuje wielu agentów AI oraz aplikację agentową, Workforce Operations Command Center, która orkiestruje tych agentów AI, aby wspierać typowe decyzje dotyczące pracowników, takie jak zatwierdzanie nieobecności, znajdowanie zastępstw na zmiany, rozwiązywanie wyjątków czasu pracy i zarządzanie zatwierdzeniami czasu pracy. Workforce Management udostępnia również wbudowanych asystentów w obszarach zarządzania czasem pracy, zarządzania nieobecnościami i planowania harmonogramów pracy, którzy odpowiadają na pytania oraz dostarczają analizy i rekomendacje w toku pracy. Ponadto Workforce Labor Optimization wykorzystuje sztuczną inteligencję do prognozowania zapotrzebowania na pracę i generowania zoptymalizowanych zmian na dużą skalę, z uwzględnieniem umiejętności, dostępności i reguł, przy czym menedżerowie mogą je przeglądać i korygować.

Oracle Workforce Management zaprojektowano tak, aby domyślnie wspierać podejmowanie decyzji z udziałem człowieka — na przykład wyjątki czasu pracy i wyniki zasad są kierowane do osób zatwierdzających, a wyniki harmonogramowania można przejrzeć przed publikacją — a jednocześnie umożliwiać klientom dostosowywanie dostarczonych doświadczeń agentowych lub tworzenie własnych aplikacji agentowych w celu automatyzacji określonych działań bez zatwierdzenia przez człowieka tam, gdzie pozwalają na to ich zasady i tolerancja ryzyka.

Udane wdrożenie Oracle Time and Labor rozpoczyna się od dokładnych danych pracowników oraz jasno zdefiniowanych zasad ewidencji czasu pracy i przepływów pracy zatwierdzania przed rozpoczęciem rejestrowania czasu, wraz ze zdefiniowanymi kategoriami czasu, mapowaniami elementów wynagrodzeń w systemie płac oraz wybranymi metodami lub urządzeniami do wprowadzania czasu. Klienci powinni również wcześnie zweryfikować kalendarze dni wolnych i reguły wyjątków, aby ograniczyć późniejsze poprawki w procesie płacowym.

Przed użyciem Oracle Absence Management należy zapewnić dokładność danych pracowników oraz skonfigurować plany i typy nieobecności, reguły kwalifikowalności i uprawnień, reguły naliczania i przenoszenia, kalendarze, interakcje z harmonogramami pracy oraz procesy zatwierdzania zgodnie z obowiązującymi zasadami i przepisami. Należy również zweryfikować wszelkie integracje z listą płac potrzebne do obsługi przetwarzania płatnego/bezpłatnego, testując salda i wyniki przeniesienia w realistycznych scenariuszach.

Przed uruchomieniem Oracle Workforce Scheduling należy mieć dokładne dane pracowników, takie jak stanowiska lub pozycje, kwalifikacje, wzorce pracy, dostępność, dni wolne i nieobecności, a także reguły harmonogramowania oraz przepływy pracy menedżerów, które odzwierciedlają sposób tworzenia, zatwierdzania i publikowania harmonogramów. Należy również skonfigurować ograniczenia planowania, takie jak obsada, zgodność i reguły odpoczynku, oraz włączyć opcje samoobsługowego planowania dla pracowników, które chcesz udostępnić.

Przed uruchomieniem Oracle Workforce Labor Optimization należy zdefiniować plany obsady oraz zaimportować dane dotyczące wielkości zapotrzebowania biznesowego do prognozowania obciążenia i zapotrzebowania na pracę albo zaimportować już obliczoną prognozę zapotrzebowania na pracę. Należy też upewnić się, że Workforce Scheduling skonfigurowano z odpowiednimi ograniczeniami, takimi jak pokrycie, zgodność z przepisami i zasady odpoczynku, ponieważ optymalizacja pracy stosuje te reguły podczas optymalizacji tworzenia zmian i przydziałów.

Nie — Oracle Workforce Management uzupełnia systemy HRIS i płacowe, zapewniając takie funkcje jak harmonogramowanie, rejestrowanie czasu pracy, zarządzanie nieobecnościami, optymalizacja pracy oraz BHP, podczas gdy dane podstawowe pracowników zazwyczaj pochodzą z Global HR, a system płacowy wykorzystuje obliczony czas pracy i nieobecności. Klienci powinni potwierdzić obsługiwane integracje z listą płac dla swojego konkretnego środowiska.

Tak — funkcja Wzorce pracy w Core HR obsługuje stałe i elastyczne wzorce cykliczne i nie wymaga osobnego produktu Workforce Scheduling. Te wzorce pracy są zarządzane w Global HR i często zasilają Time and Labor, Absence Management, listę płac oraz zaawansowane systemy harmonogramowania, natomiast Workforce Scheduling jest zwykle wybierane, gdy potrzebne jest dynamiczne zarządzanie zmianami oparte na regułach oraz samoobsługa pracowników do zarządzania zmianami, a Workforce Labor Optimization jest używane, gdy chcesz prognozować zapotrzebowanie na pracę oraz optymalizować tworzenie i przydzielanie zmian.

Oracle Workforce Scheduling i optymalizacja pracy personelu najlepiej sprawdzają się w operacjach zmianowych sterowanych popytem, które wymagają zoptymalizowanej obsady w różnych lokalizacjach i rolach, szczególnie tam, gdzie występuje liczna kadra godzinowa, wysoce zmienny popyt, istotne wymagania dotyczące zgodności lub potrzeba inteligentnego, samoobsługowego zarządzania zmianami oraz zautomatyzowanej optymalizacji. Takie potrzeby są powszechne w branżach zatrudniających pracowników pierwszej linii, takich jak ochrona zdrowia, handel detaliczny, produkcja i sektor publiczny. Pomaga to organizacjom dostosowywać zasoby pracownicze do popytu, utrzymywać odpowiednią obsadę, kontrolować koszty i zapewniać pracownikom większą elastyczność w planowaniu grafików.

Workforce Health and Safety zaprojektowano z myślą o programach bezpieczeństwa i zarządzaniu incydentami, ale może być również używane przez zespoły HR i operacyjne do raportowania, działań naprawczych oraz śledzenia zgodności, z konfigurowalnymi rolami i przepływami pracy, które można dostosować do sposobu przydzielania obowiązków w organizacji. Te funkcje pomagają zespołom szybciej reagować, zachować rozliczalność i bardziej spójnie zarządzać ryzykiem związanym z bezpieczeństwem.